Čo je sekcia Dokumenty a na čo slúži?
Sekcia Dokumenty v Trovi slúži na nahrávanie, správu a evidenciu všetkých dôležitých firemných dokumentov – ako sú zmluvy, faktúry, podklady k účtovníctvu, majetku či projektom.
Umožňuje uchovávať dokumenty na jednom mieste, priraďovať ich ku klientom či kolegom a nastaviť pripomienky k termínom.
Ako môžem dokument nahrať?
Dokument môžete nahrať dvoma spôsobmi:
- priamo v sekcii Dokumenty kliknutím na Kliknite sem alebo Nahrať dokument,
- cez e-mail – stačí poslať dokument na vašu unikátnu e-mailovú adresu v sekcii Dátová schránka. Odtiaľ si ho jednoducho presuniete, kam potrebujete (napr. do Dokumentov alebo rovno do Prijaté faktúry…).
Kto má prístup k dokumentom?
Ku každému dokumentu môžete nastaviť viditeľnosť:
- len pre vás,
- pre konkrétnych používateľov (napr. kolega, účtovníčka),
- alebo pre všetkých, ktorí majú od vás prístup do Trovi.
Môžem si k dokumentu nastaviť pripomienku?
Áno. Pri dokumente si môžete nastaviť tzv. lehotu – teda termín, dokedy má byť niečo vybavené.
Lehotu si môžete zvoliť vlastnú, alebo si vybrať z prednastavených možností: 10 / 14 / 30 dní (počítaných ako D+1 od Dátumu evidencie).
V nastavený deň lehoty vám príde automatická notifikácia vždy o 9:00.
Pripomienku je možné doručiť:
- priamo v aplikácii,
- e-mailom,
- alebo SMS správou (ak má používateľ uvedené telefónne číslo).
Môžem o dokumente informovať kolegov?
Áno. Pri nastavovaní lehoty si môžete vybrať, kto všetko dostane notifikáciu – napríklad kolega alebo vaša účtovníčka.
Čo všetko viem pri dokumente vyplniť alebo upraviť?
K dokumentu si môžete nastaviť:
- kategóriu (napr. Zmluvy a právne dokumenty, Účtovníctvo, Majetok, Ľudia a zamestnanci…),
- typ komunikácie (napr. Prijatý, Odoslaný),
- kontakt alebo firmu, ku ktorej sa dokument viaže,
- dátum spracovania,
- sumu a DPH,
- poznámku alebo interný komentár,
- tagy na jednoduchšie vyhľadávanie.
Ako vyzerá dokument v náhľade?
Dokument sa otvorí priamo v systéme ako náhľad – môžete si ho:
- otočiť,
- stiahnuť,
- doplniť o interné poznámky alebo tagy.
Čo ak nahrám dokument omylom alebo ho chcem vymazať?
Dokument môžete kedykoľvek:
- upraviť,
- premenovať,
- alebo vymazať (ak na to máte oprávnenie).
🟣 Tip: Sekcia Dokumenty šetrí čas hlavne v tímoch – každý vidí len to, čo má. Pripomienky a interné poznámky zasa pomáhajú udržiavať prehľad bez toho, aby ste museli posielať ďalšie e-maily.
